Möte 2024-09-06

Nuvarande avtal löper ut 2025-02-28 och en ny upphandling behöver initieras för att säkra upp en leverantör gällande hårdvara över den kommande fyraårsperioden.

Det totala värdet på avtalet beräknas till cirka 232 miljoner kronor, fördelat på cirka 190 miljoner kronor i investeringar avseende IT-produkter samt 42 miljoner kronor i driftskostnader avseende övriga IT-relaterade produkter, även kallad kringutrustning. Det ökade värdet gentemot nuvarande avtal beror på en konsolidering av nuvarande tre avtal samt inflation och en försvagad krona.

Region Örebro län använder idag ett fastighetssystem för att hantera ärenden gällande fastigheter, vilka inkluderar fastighetsförvaltning, dokumenthantering, hyreskontrakt, ärenden i form av felanmälningar och beställningar, planering av skötsel och underhåll samt hyresdebiteringar. Kostnaden för nuvarande system är cirka 600 000 kr per år och systemet bedöms vara föråldrat.

Nuvarande systemleverantör kommer att avveckla det befintliga systemet 2025-12-31. Därav behöver en ny upphandling av fastighetssystem initieras. Servicenämnden tog 2023 beslut om ett nytt fastighetssystem men här missades att lägga in optionsåren i beräkningen. Idag finns beslut på 10 år med ett uppskattat värde om 15 miljoner kronor. Ett fastighetssystem behöver finnas och vara stabilt över en lång period.

Omfattningen av avtalet beräknas till 8 år med möjlighet till förlängning med 4+4 år. Avtalsvärdet beräknas uppgå till 15-20 miljoner kronor för hela avtalsperioden (16 år).

Avtalsstart uppskattas till november 2024.

Region Örebro län avser att under 2025 genomföra en upphandling avseende drift av restaurangverksamhet för Universitetssjukhuset i Örebro (USÖ) där stort fokus kommer att ligga kring att tillsammans med leverantören skapa en trevlig och självklar mötesplats med ett väl genomtänkt utbud av luncher där husmanskost prioriteras, för både vår personal och besökare. I uppdraget är det även tänkt att konferenser till verksamheter inom Region Örebro län ska ingå.
Inom upphandlingens omfattning ingår ej tillagning av kost till inneliggande patienter.

Upphandlingen kommer att genomföras i enlighet med LUK – Lag (2016:1147) om upphandling av koncessioner.

Beräknad avtalsstart är 2025-09-01 och avtalstid 2025-09-01 – 2027-08-31 med option om ytterligare tre (3) år fördelat på 1 år+1 år+1 år.

Denna upphandling innebär byte av entreprenör efter slutförd planering och projektering, på grund av att förutsättningar för genomförande inte föreligger med nuvarande entreprenör. Projektet är tidigare beskrivet i bifogad föredragningspromemoria daterad 2022-01-18.

En motion har inkommit från Sebastian Cehlin (M) och Eric Viduss (M) till Region Örebro län 2023-11-30 om upplåtelse av platser för food trucks vid länets sjukhus.

För att ha möjlighet att upplåta platser för food trucks finns det ett behov av att beakta nuvarande parkeringslösningar och hur dessa kommer att förändras sett över tid. Då antalet platser varierar under året, och framför allt minskar under vintermånaderna samt i samband med större fastighetsprojekt finns det skäl till viss försiktighet med tillståndgivande för vintermånaderna. Ett alternativ kan vara att placera food trucks på Region Örebro läns mark som finns i anslutning till sjukhusen.

Uppställandet av food trucks bör vara förenat med tillståndsansökan och en kontroll av företaget. Även Regionen Örebro läns kostpolicy samt livsmedelsstrategi kan användas som underlag för kravställningen på aktörerna.

Food trucks förväntas ha en viss påverkan på befintliga måltidsverksamheter och livsmedelsservice på sjukhusen. På plussidan finns mer konkurrens och större valmöjligheter för patienterna, på minussidan att befintliga verksamheter konkurreras ut eller att verksamheterna slår ut varandra. En eventuell uppställning bör därmed föregås av dialog med befintliga verksamheter.

En motion har inkommit från Jessica Carlqvist (V), Katja Ollila (V), Malin von Wachenfeldt (V), Rolf Östman(V), Marie Krantz (V) och Margareta Carlsson (V) till Region Örebro län 2024-01-30 om uppföljning av upphandlade avtal.

Det finns idag ett robust regelverk som har en stor inverkan på hur Region Örebro län genomför sina inköp. Det innebär lagkrav på att kontrollera och utesluta anbudsgivare som är dömda för såväl grov brottslighet som olika välfärdsbrott.

Region Örebro län arbetar även med egna verktyg för att säkerställa att avtalade leverantörer upprätthåller sina skatte- och arbetsrättsliga förpliktelser. Arbetet sker i förebyggande i form av en risk klassificering av kommande upphandlingar, viteskrav och tillämpningen av en gemensam uppförandekod och eskaleringstrappa, vilken har sitt ursprung i ledningsnätverket för regionernas upphandling. Arbetet sker också genom uppföljning och kontroll av kontrakterade leverantörer, vanligen genom stickprovskontroller där man går igenom statistikfiler och fakturor för att upptäcka avvikelser. Besök på plats hos leverantörerna sker i princip uteslutande i gemensamma samarbetsformer som exempelvis Nationella kansliet.

En god avtalsuppföljning kan vara både effektiv och kostnadsbesparande. Det kräver dock att arbetet prioriteras i form av att rätt resurser och kompetens tillsätts. Därtill inväntas utfallet av en statlig utredning om att införa en samordnad registerkontroll genom Bolagsverket, vilket förutom att spara in resurser även skulle kunna öka möjligheten att upptäcka oegentligheter.

Servicenämndens delårsrapport per 2024-07-31 är en uppföljning av servicenämndens verksamhetsplan med budget för 2024, vilken i sin tur utgår från förutsättningar, mål, inriktningar och ambitioner som uttrycks i regionfullmäktiges verksamhetsplan. Redovisning och uppföljning sker också av nämndens uppdrag och internkontrollplan.

Uppföljning av servicenämndens verksamhetsplan med budget 2024 sker vid två tillfällen per år, vid delårsrapporteringen per den 31 juli samt på helår med verksamhetsberättelse.

Mot bakgrund av uppdrag beslutat av regionfullmäktige i juni 2024 har en granskning av den tekniska lösningen inför genomförandet av projektet investering avseende fjärrkyla och redundans vid Universitetssjukhuset Örebro genomförts. Sammantaget visar granskningen att valt alternativ på bästa sätt omhändertar Universitetssjukhusets nu kända behov av reservkyla och redundans.

Anmälan av delegationsbeslut:

1. Förvaltningschefen för Regionservice har fattat följande beslut:
- tilldelningsbeslut leverantör av IT-stöd för beställning- och transportledningssystem, 22RS8838
- tilldelningsbeslut leverantör av Ärendehanteringssystem, 22RS4672
- undertecknat avtal avseende VVS-material, 24RS3300
- undertecknat avtal avseende VVS-material (endast FKU), 24RS3299
- undertecknat avtal avseende storköksutrustning, 24RS4077
- undertecknat avtal med Martin & Servera Restauranghandel AB avseende Livsmedel - Färskt kött och chark,  24RS5640-1
- undertecknat avtal med Cedervall Arkitekter AB avseende Projektering och
besiktningsman för storkök, 24RS4078-1
- undertecknat avtal med Byggpartner i Dalarna AB avseende T5, nya lab för intervention och genomlysning i O-huset, 24RS5221
- undertecknat avtal avseende växtskötsel inom Region Örebro län, 24RS2985-1
- undertecknat ramavtal avseende Elmäklartjänst, 24RS5853
- undertecknat ramavtal om serviceuppdrag plåtarbeten, 24RS5623
- uppsägning av avtal lokal, Lokal CV-admin, 20RS2837-3
- uppsägning hyresavtal lägenhet Östra Drottninggatan 10 C Kumla för avflytt, 23RS5630-3
- uppsägning hyresavtal lägenhet Götgatan 1 lgh 1002, Kumla för avflytt, 23RS5624-3
- uppsägning hyresavtal lägenhet Götgatan 1 lgh 1003, Kumla för avflytt, 23RS5627-3
- uppsägning hyresavtal lägenhet Södra Kungsvägen 2A, Kumla för avflytt, 23RS5631-3
- undertecknat hyreskontrakt avseende Skebäcks vårdcentral, hyresvärd Länsgårdens fastigheter, 24RS4180-1
- godkännande av hyresavtal för fastighet Örebro Hållstugan 28, Engelbrektsgatan 12-18, 24RS6988-2.

2. Områdeschefen för område Inköp och upphandling har fatta följande beslut:
- tilldelningsbeslut - Upphandling av växtskötsel med  Växtlaget Sverige Aktiebolag, 23RS1762
- tilldelningsbeslut inkl avbrytandebeslut avs. färskt bröd,23RS11198
- tilldelningsbeslut - Färskt kött och charkuterier,22RS12134.

3. Områdeschefen för område Fastigheter har fattat följande beslut:
- beställt belysningsprojektering för projektering ombyggnation av ställverkt Karlskoga lasarett, 21RS6112-1
- beställt telearbeten för frys fertiliteten USÖ, 22RS5120-22
- beställt byggnationsarbete för ombyggnation fläktrum vid utbyte aggregat Lindesberg, 22RS4586-16
-  beställt rörinstallationer för utbyte aggregat Lindesbergs lasarett, 22RS4586-18
- beställt styrinstallationer för kylmaskiner köket USÖ,21RS5332-16
- beställt VS-installationer för kylmaskiner köket USÖ, 21RS5332-15
- tecknat överenskommelse om upphörande av hyresavtal, Fabriksgatan 18-22, 22RS12345-2
- tecknat avtal avseende hyra av konstförråd i nya Regionhuset, 24RS5898-1
- undertecknat avtal mellan Region Örebro län och leverantörer avseende konsulttjänster, ställverk Kga lasarett, 23RS8650.

Meddelandeärenden:

1. Protokollsutdrag regionfullmäktige 2024-06-18--19 Anmälan av motion från Jessica Carlqvist (V) med flera om regional bojkott av israeliska produkter, 24RS3899-5